Zvyšte efektivitu práce pomocí Parkinsonova zákona

Jak efektivně delegovat? Jak zvýšit výkon svého týmu?

Odpověď na tyto otázky nám dává Parkinsonův zákon, na který paradoxně hodně manažerů zapomíná, či jej vůbec nezná.

„Práce se rozrůstá tak, aby vyplnila dobu, která je k dispozici pro její vykonání.“ C. Northcote Parkinson

Jak toto souvisí s efektivitou pracovního týmu?

Pokud dáme pracovníkovi nějaký úkol s termínem 48 hodin, zabere mu jeho vypracování 48 hodin. Pokud mu však dáme termín 96 hodin, bude na daném úkolu pracovat 96 hodin.
Otázkou však je, zda v případě delšího termínu bude úkol vypracován dvakrát kvalitněji.
Na to bychom se mohli optat pana Vilfreda Pareta. Tedy pokud bychom žili před 100 lety.

 Pojďme se tedy raději podívat do naší praxe.

Kdy pracujeme nejefektivněji? Ve chvíli, kdy máme např. na přípravu prezentace 2 týdny času nebo když nám zbývá jen jeden večer?

V případě časové tísně jdou detaily stranou. Neřešíme dokonalé zarovnání textů, nehledáme tu nejlepší fotografii, nevybíráme hodinu přechodovou animaci …

Paradoxně, i když věnujeme nějaké pracovní činnosti výrazně méně času, kvalita bývá často stejná, mnohdy i vyšší, než když se
s ní mazlíme mnohem déle. Zaměřujeme se totiž na to důležité (co bývá často v případě nadbytku času kvůli nepodstatným detailům opomíjeno).

V praxi se dá tento poznatek uchopit následovně: Při delegování dávejme na vypracování úkolu spíše méně, než více času.

Mějme neustále na mysli, že bez ohledu na to, jak velký čas na danou činnost vymezíme, vždy bude tento čas vyplněn. Nechme čas pracovat pro nás. Když je ho nedostatek, roste efektivita a přitom zůstává (někdy i roste) kvalita.

Ale pozor!

Abychom to my manažeři neměli tak jednoduché, i zde existuje nějaký minimální čas, pod který již není vhodné termíny zkracovat.
Pokud je čas až příliš krátký (např. přečíst 200 stranou knihu za 1 hodinu), může velmi demotivovat pracovníky (kteří pak pracují v  příliš velkém stresu) a navíc může prudce klesnout kvalita odvedené práce.
Je to tedy takové čarování. Ale vyplatí se.

Autor: Peter Urbanec 

Tip na závěr: Stejnou strategii můžete samozřejmě zkusit použít i na sebe. Až si budete plánovat čas na jednotlivé své úkoly, zkuste si tento čas zkrátit a omezit. A uvidíte. Já jsem vždy mile překvapen, jak rychle a kvalitně lze úkoly zvládnout, když mě tlačí čas 😉